Первый шаг цифровой трансформации предприятия — это максимально заменить бумажные документы на электронные. Для этого создали ЭДО (электронный документооборот)
Однако, при его внедрении на предприятии основным камнем преткновения становится мнение безответственного сотрудника: «Дорого блин, очень дорого! Бумага дешевле…»
Давайте посчитаем и сравним, сколько же стоит документ для бухгалтерии.
Мне очень нравится Контур Диадок, вот с ним и будем сравнивать «бересту».
И так.
На сайте СКБ Контур указана стоимость отправки документа — 7 рублей 60 копеек. Это при оплате 250 исходящих документов за 1900 рублей, а входящие документы — бесплатно! Если же вы большая компания, то 3000 исходящих документов вам обойдутся за 18 600 рублей, то есть 6 рублей 20 копеек за документ.
Это работает так — оплатил, создал документ, подписал, отправил, получил подписанный документ, загрузил в 1С.
Все!
Согласитесь, ЭДО удобно!
А если по старинке, то будет так.
Начнем с того, что за 300 рублей вы можете купить 500 листов формата А4. Значит, один лист бумаги стоит 1 рубль 67 копеек. Перевес очевиден, но это же только лист в магазине. Поэтому мы добавим: работу отдела снабжения, транспортировка, погрузка — разгрузка на складе предприятия, отдельные складские площади под бумагу, особые условия хранения, претензии пожарных, макулатура от черновиков и случайно распечатанных документов.
Идем дальше.
Все же знают, что под столом начальника всегда стоит коробка неприкосновенного запаса бумаги. Потому что нужно экономить и успеть вовремя заказать бумагу на следующий период, а если не успели, то тогда бегом в магазин и покупаем за свой счет.
И это еще не документ, а только бумага на складе.
Теперь нужно распечатать документ, а это: принтер (а иногда и не один, а для каждого сотрудника отдельно), обслуживание принтера, человек для обслуживания принтера, электроэнергия для работы принтера, место под принтер (можно рассчитать из стоимости аренды помещения).
Сложно все это выразить в деньгах, но суеты много.
Но это еще не все.
У любого документа есть история и это история о потерянном документе, а иногда и не об одном. Практика показывает, что с первого раза конечный документ не получается. Обязательно существуют его предварительные версии, копии и в спешке заново распечатанные документы. Это все стоит денег. Которые ни кто не считает.
В моей практике, минимальное количество распечатанных версий одного документа составляет 4 шт. (но как правило больше). А это уже не 1,67, целых 6 рублей 68 копеек + суета, за лист готового документа.
И вот у вас готовый документ, который нужно отправить «Почтой России». Давайте добавим: конверт 13,50 + стоимость доставки из Москвы в Брянск 27 рублей, обещают доставить за 4 дня.
И так на почте у вас документ стоимость которого равна, в идеале, 42 рубля 17 копеек (1,67 +13,50+27) + много, очень много суеты.
Вывод: отправить 250 документов классическим способом из Москвы в Брянск обойдется вам в 6750 рублей, а при помощи ЭДО 1900 рублей. Перевес не в пользу бересты.
Есть еще один существенный плюс использования ЭДО- вы не только отправляете, но и получаете подписанные документы, которые сразу попадают в 1С вашего бухгалтера. Эти документы не теряются и не нужно ждать или ходить на почту. Ваш контрагент может получить и подписать акт выполненных работ сразу, не нужно ждать 4 дня «Почту России».